Notas recebidas dos fornecedores

Para que serve

Toda vez que um fornecedor emite uma nota de venda para o CNPJ da sua joalheria, ela pode aparecer na aba Fiscal › Notas recebidas. Dali você confere os produtos e dá entrada no estoque sem digitar nada.

Ligar o recebimento automático

Só o dono da joalheria pode ligar, e a emissão de notas da empresa precisa estar configurada antes.

1. 1Abra Fiscal › Notas recebidas.
2. 2Escolha a partir de quando buscar as notas: hoje, os últimos 30 dias ou uma data até 90 dias atrás.
3. 3Leia os avisos e clique em Ligar recebimento automático.

Antes de ligar, saiba que:

• Hoje o recebimento está incluído no add-on Nota Fiscal, sem custo a mais.
• A data de início não pode ser mudada depois. Notas anteriores a ela não são buscadas.

Quando as notas aparecem

• Na hora, na maioria das vezes: quando a SEFAZ registra uma nota nova para o seu CNPJ, a parceira que conecta a Rozaria à SEFAZ avisa e a nota já entra na lista.
• Três vezes por dia (8h, 13h e 18h), a Rozaria procura de novo, para não perder nenhuma.
• Quer procurar agora? Clique em Buscar agora. O quadro mostra a hora da última busca.

Responder à SEFAZ, em palavras simples

A SEFAZ quer saber o que aconteceu com cada nota emitida no seu CNPJ. A Rozaria faz quase tudo sozinha:

• Ciência: quando você abre a nota, avisamos a SEFAZ que você viu a nota. É isso que libera a lista de produtos.
• Confirmação: quando você dá entrada no estoque, avisamos que a mercadoria chegou. Se esse aviso falhar, aparece o botão Confirmar recebimento na Sefaz.
• Não reconheço esta nota: use quando alguém emitiu uma nota no seu CNPJ por engano ou sem você pedir.
• A compra não aconteceu: use quando a compra foi combinada mas a mercadoria não entrou na loja. O motivo é obrigatório (pelo menos 15 letras).

Você tem até 180 dias desde a emissão para responder. A nota mostra quantos dias faltam.

Dar entrada no estoque

1. 1Abra a nota na fila A dar entrada e clique em Dar entrada no estoque.
2. 2Fornecedor: confira se é o fornecedor certo. Se ele ainda não está no cadastro, é criado com o nome e o CNPJ da nota.
3. 3Produtos: para cada item, escolha Já tenho (soma ao produto que você já tem), Produto novo (cadastra no estoque) ou Não lançar. O sistema lembra a sua escolha para as próximas notas do mesmo fornecedor.
4. 4Quantidade e custo: se o fornecedor vende em caixa, par ou grama, diga quantas peças cada unidade vira. Confira o custo por peça e, nos produtos novos, o nome e o preço de venda.
5. 5Pagamento e revisão: escolha Lançar os boletos da nota em Contas a pagar, Vou pagar numa data ou Já paguei. Confira o resumo e clique em Dar entrada.

Os pagamentos ficam em Caixa › Contas a pagar.

Devolver mercadoria ao fornecedor

Recebeu peças com defeito ou em excesso? Depois de dar entrada, a devolução ao fornecedor também sai pela Rozaria, com nota fiscal.

1. 1Abra a nota na fila Concluídas e clique em Devolver ao fornecedor.
2. 2Marque os produtos e confira a quantidade de cada um. Ela não pode passar do que ainda resta da nota (descontadas as devoluções que você já fez).
3. 3Escreva o motivo, com pelo menos 15 letras. Ele vai escrito na nota.
4. 4Clique em Emitir nota de devolução.

Se o fornecedor não tiver endereço completo no cadastro, a tela pede só o que faltar (rua, bairro, cidade, estado, CEP e, se ele tiver, a inscrição estadual). Repetir o pedido não emite uma segunda nota.

O que acontece com o estoque e o dinheiro

Quando a SEFAZ autoriza a nota de devolução:

• As peças saem do estoque.
• O valor abate a conta a pagar daquela compra. Em Caixa › Contas a pagar, a conta aparece com a marca Abatida por devolução e, no detalhe, o valor antes, a devolução e o valor agora.
• O que passar disso (por exemplo, quando a conta já estava paga) vira crédito com o fornecedor. Em Fornecedores, o cadastro dele mostra o quadro Devoluções e crédito com o fornecedor, com o valor e a lista das devoluções.

O crédito não volta sozinho para o caixa: combine com o fornecedor se ele devolve o dinheiro ou desconta numa próxima compra.

Para devolver, você precisa da permissão Notas recebidas de fornecedores e da de Emitir notas fiscais. A nota de entrada cancelada pelo fornecedor não pode ser devolvida por aqui.

Importar o XML à mão

Recebeu o arquivo XML da nota por e-mail? Em Fiscal › Notas recebidas, clique em Enviar arquivo XML da nota e escolha o arquivo. A nota entra na mesma fila, pronta para dar entrada. Isso funciona mesmo sem o recebimento automático ligado.

• O XML precisa ser de uma nota emitida para o CNPJ da sua empresa (ou da filial com CNPJ próprio).
• Se a mesma nota já estiver na lista, ela é aberta, sem duplicar.
• Mandou o arquivo errado? Abra a nota e clique em Remover da lista.

O que fazer se…

…o fornecedor cancelou a nota?

Ela vai para a fila Canceladas. Se ainda não deu entrada, não dê. Se já deu, a entrada continua no estoque: ajuste o estoque se as peças voltaram.

…os produtos da nota ainda não apareceram?

A SEFAZ às vezes demora para liberar os itens. Aguarde um pouco e abra a nota de novo.

…a nota diz "sem autorização da Sefaz"?

O arquivo enviado não traz a autorização. Confira com o fornecedor se a nota foi mesmo autorizada.