Como fazer o inventário de uma joalheria passo a passo?

Para fazer o inventário de uma joalheria, você conta cada peça pelo código, pesa as peças de metal e compara com o que o sistema diz que existe. Cada diferença é investigada antes de qualquer ajuste. Na joalheria, contar não basta: uma peça pode estar na vitrine e ter perdido peso, ou estar no ourives e não aparecer na contagem.

O inventário mostra três coisas: o que a loja tem de verdade, quanto isso vale e onde o controle está falhando.

Qual a diferença entre contagem física e estoque do sistema?

A contagem física é o que você encontra nas vitrines, gavetas e cofre. O estoque do sistema é o que deveria existir, de acordo com as compras, vendas e baixas registradas.

Quando os dois batem, o controle está funcionando. Quando não batem, alguma coisa aconteceu sem registro:

• venda que não foi lançada;
• peça que foi para conserto ou para o ourives sem saída registrada;
• peça em consignação na casa de uma revendedora;
• erro de cadastro, como duas peças com o mesmo código;
• perda, furto ou troca de peça.

O inventário existe para achar esses buracos. Ajustar o sistema sem investigar só esconde o problema até o próximo ano.

Como fazer o inventário peça por peça, passo a passo?

Joia não se conta por caixa. Cada peça tem valor alto e características próprias. Por isso o inventário da joalheria é feito peça por peça, com código.

1. 1Congele a movimentação. Nenhuma venda, troca ou saída para o ourives durante a contagem.
2. 2Imprima ou abra a lista do sistema por local: vitrine 1, vitrine 2, cofre, gaveta de consertos.
3. 3Conte em dupla. Uma pessoa lê o código da etiqueta e a outra confere na lista. Quem cuida da vitrine no dia a dia não deve contar sozinho.
4. 4Leia a etiqueta com código de barras sempre que der. É mais rápido e evita erro de digitação. Veja como fazer etiqueta de joias.
5. 5Pese as peças de ouro e prata na balança de precisão e compare com o peso cadastrado.
6. 6Separe as peças sem etiqueta ou sem código. Cada uma vira uma pendência para identificar.
7. 7Registre as divergências numa lista à parte, com código, local e o que foi encontrado.
8. 8Reconte as divergências antes de concluir qualquer coisa.

Por que pesar as peças no inventário da joalheria?

Porque, na joalheria, o valor da peça de metal está no peso. Uma corrente de ouro 18k pode estar no lugar certo e mesmo assim ter perdido gramas. Contar a peça não mostra isso. A balança mostra.

No exemplo, a pulseira perdeu meio grama. Pode ser erro no cadastro, um elo trocado num conserto ou peça substituída. Cada caso tem uma investigação diferente.

Use uma balança de precisão aferida e tare antes de começar. Para peças com pedras, lembre que o peso cadastrado deve dizer se inclui ou não a pedra. Diferença pequena em peça que voltou do ourives pode ser a quebra normal do metal no trabalho, desde que esteja registrada.

O que fazer quando o inventário dá diferença?

Investigue antes de ajustar. Cada divergência deve ter uma causa anotada.

Depois da investigação:

• corrija o que for erro de lançamento;
• dê baixa, com motivo, no que foi perda confirmada;
• registre a ocorrência se houver suspeita de furto;
• reetiquete as peças sem código.

Acompanhe o percentual de acerto de cada inventário. Se a cada contagem aparecem mais diferenças, o problema está no processo do dia a dia, não na contagem. O artigo sobre controle de estoque de joalheria mostra como fechar essas brechas.

Com que frequência fazer inventário na joalheria?

Não espere o fim do ano. O ideal é combinar dois tipos de contagem.

• Inventário rotativo: conta uma parte do estoque por vez, ao longo do ano. Por exemplo, uma vitrine por semana, ou uma categoria por mês. Ninguém precisa fechar a loja.
• Inventário completo: conta tudo de uma vez, pelo menos no balanço de fim de ano.

Uma sugestão de rotina:

Na RozarIA, cada peça tem código, peso e teor no cadastro, e a etiqueta sai com código de barras. Na hora de contar, você lê a etiqueta e confere com o que o sistema espera encontrar em cada local.

Como entram as peças em consignação e no ourives no inventário?

Com atenção, porque elas não estão na loja, mas são suas. E o contrário também acontece: peças de terceiros que estão na sua vitrine não são suas.

Separe sempre três grupos:

1. 1Peças próprias na loja: contadas na vitrine e no cofre.
2. 2Peças próprias fora da loja: em consignação com revendedoras ou clientes, e no ourives para fabricação ou conserto. Confira pela nota ou pelo documento de saída, e peça para a revendedora ou o ourives confirmar o que está com eles.
3. 3Peças de terceiros na loja: consignadas por fornecedores ou peças de clientes deixadas para conserto. Elas são contadas, mas não entram no seu estoque.

Para as peças em consignação, veja como controlar joias em consignação. Para o metal e as peças no ourives, veja como controlar ourives terceirizado.

O que é o inventário de fim de ano no Bloco H do SPED?

É o inventário que vai para a escrituração fiscal. Empresas obrigadas à EFD ICMS/IPI (o chamado SPED Fiscal) informam o estoque no Bloco H. Quando o balanço é em 31 de dezembro, a regra do Guia Prático da EFD é informar o inventário no segundo período de apuração seguinte, ou seja, na EFD de fevereiro, entregue em março. Essa é a orientação citada pela Secretaria da Fazenda de São Paulo em resposta a consulta.

Pontos para conferir com o seu contador:

• se a sua empresa é obrigada a entregar a EFD ICMS/IPI (depende do regime e do estado);
• se a legislação do seu estado pede inventário com outra frequência;
• como informar peças próprias em poder de terceiros (consignação, ourives) e peças de terceiros em seu poder;
• o critério de valor usado para cada peça.

Um inventário bem feito em dezembro também ajuda a planejar o ano: você sabe o que sobrou do Natal, quais peças estão paradas e quanto metal tem para reaproveitar.