Como controlar o ourives terceirizado

O controle do ourives terceirizado se resume a uma regra: nenhum grama sai ou volta sem papel, balança e foto. O resto é rotina para manter o saldo de cada ourives em dia.

Parece burocracia, mas é o que separa a loja que sabe quanto ouro tem na rua da loja que descobre o furo só no fim do ano.

Por que o controle do ourives dá tanto problema

O ourives terceirizado trabalha fora da loja, com metal que é seu. Em cada ordem entra ouro de um teor, sai peça de outro, sobra retalho, cai limalha e uma parte se perde como quebra.

Sem registro, três coisas acontecem:

• você não sabe quanto metal cada ourives está segurando;
• a quebra vira discussão de memória ("eu te devolvi aquilo semana passada");
• o custo real da peça fica escondido, e o preço de venda sai errado.

Passo a passo do controle

1. 1Abra uma ordem de serviço para cada trabalho, com número, cliente, descrição e prazo.
2. 2Pese o metal na frente do ourives e anote peso e teor na ordem.
3. 3Tire foto da balança com o metal em cima e o visor legível.
4. 4Registre a saída no saldo daquele ourives, separado por teor.
5. 5Na volta, pese a peça pronta e as sobras separadamente, de novo com foto.
6. 6Calcule a quebra real e compare com a quebra combinada.
7. 7Atualize o saldo e anote a diferença, se houver.
8. 8Feche um acerto periódico (semanal, quinzenal ou mensal) com o extrato assinado pelos dois.

O que não pode faltar na ordem de serviço

• número da ordem e data de saída;
• nome do ourives;
• descrição do serviço e foto ou desenho da peça;
• metal enviado: peso, teor e forma (grão, chapa, peça para conserto);
• pedras e acessórios enviados, com quantidade;
• prazo de entrega combinado;
• valor da mão de obra;
• quebra combinada e sobre qual peso ela incide;
• peso final da peça, sobras devolvidas e data de retorno.

A balança: verificada, a mesma nas duas pontas

A balança que a loja usa em transações comerciais (vender ou comprar por peso) precisa ser de modelo aprovado pelo Inmetro e passar por verificação periódica do órgão de metrologia do estado. Na Bahia, o Ibametro informa que a verificação vale um ano e que a balança deve ter o selo da última verificação. Em Minas Gerais, o Ipem-MG faz a verificação anual nos estabelecimentos.

Para o controle com o ourives, use essa mesma balança verificada na saída e na volta. Se o ourives pesar na balança dele e você na sua, qualquer diferença de calibração vira discussão.

Três cuidados simples:

• deixe a balança zerada, nivelada e longe de vento;
• pese sempre na frente das duas partes;
• fotografe o visor com o metal em cima, mostrando a data da ordem.

Saldo de metal por ourives e por teor

O saldo é quanto metal seu está com cada ourives agora. Ele precisa ser separado por teor, porque 1 g de ouro 18k não vale o mesmo que 1 g de 10k.

Exemplo hipotético de extrato de um ourives:

No exemplo, a ordem 101 fechou com 15,00 g enviados, 12,40 g em peça, 2,10 g de sobras e 0,50 g de quebra (12,40 + 2,10 + 0,50 = 15,00). O saldo de 8,00 g que fica é exatamente o metal da ordem 102, que ainda está aberta. Se a conta não fechasse, a diferença seria quebra acima do combinado.

Quando a loja manda ouro puro e recebe peça 18k, o saldo precisa ser convertido para o mesmo teor antes de comparar. A conta e os exemplos estão no guia de quebra de ouro na ourivesaria.

O acerto periódico

O acerto é a reunião em que loja e ourives conferem o extrato e zeram as pendências. Nele você:

• confere as ordens abertas e o metal que está com o ourives;
• soma a quebra real do período e compara com a combinada;
• acerta a diferença em metal ou em dinheiro;
• paga a mão de obra das ordens entregues;
• assina, os dois, o extrato fechado.

Quanto mais metal circula, mais curto deve ser o intervalo entre acertos. Saldo grande parado na mão do ourives por meses é risco para os dois lados.

Contrato: o que deixar por escrito

Um contrato de prestação de serviço simples evita a maioria das brigas. Inclua:

• propriedade do metal: o metal enviado é da loja até virar peça entregue;
• quebra combinada: percentual por tipo de serviço e sobre qual peso incide;
• limalha e refino: quem fica com a limalha e quem paga o refino;
• prazos: prazo padrão por tipo de serviço e o que acontece no atraso;
• pesagem: em qual balança se pesa e que a foto vale como registro;
• acerto: periodicidade e forma de acerto da diferença;
• perda, roubo e dano: quem responde pelo metal e pelas pedras sob a guarda do ourives;
• sigilo dos modelos: os desenhos e moldes da loja não podem ser usados para terceiros.

Peça para um advogado revisar o texto. Cada relação tem detalhes próprios.

Prazos: o outro lado do controle

Metal controlado e peça atrasada ainda é cliente insatisfeito. Coloque o prazo em cada ordem e acompanhe todo dia o que vence. Encomendas de aliança e de joia personalizada costumam ter data marcada (casamento, aniversário), então atraso ali custa caro.

Erros comuns no controle de ourives

• mandar metal "de confiança", sem pesar;
• pesar só na saída e confiar no peso que o ourives informa na volta;
• misturar teores diferentes no mesmo saldo;
• não combinar sobre qual peso a quebra incide;
• deixar o acerto para "quando der";
• não pesar a peça de conserto do cliente antes de mandar;
• guardar tudo em caderno ou mensagem de WhatsApp, sem extrato.

Como fazer isso na RozarIA

A RozarIA tem uma área de gestão de ourives feita para esse fluxo. Você registra o envio e a devolução de metal em cada ordem, define a quebra combinada com cada ourives e o sistema converte os quilates automaticamente, mostrando o custo real e o saldo para o acerto.

O ourives terceirizado ganha um painel próprio. Nele ele vê as ordens que recebeu, pede material e informa o peso final da peça com foto na balança. Você não precisa mais cobrar foto por mensagem.

As encomendas e os consertos ficam num quadro kanban com prazo, responsável e fotos, e o sistema avisa todo dia o que está para vencer.

Se você está montando a equipe de oficina agora, vale ler o que faz um ourives. E para colocar a mão de obra certa no preço da peça, veja como precificar joias.