Joalheria que compra ouro de pessoa física precisa emitir nota fiscal?

Sim, precisa. Quando a loja compra uma joia usada de um cliente, quem emite a nota fiscal é a própria loja. O vendedor é pessoa física e não tem como emitir nota, então a joalheria faz uma nota fiscal de entrada em nome dele.

Essa nota é o que prova, para o fisco, de onde veio o ouro que entrou no seu estoque. Sem ela, a peça aparece do nada no balcão ou na fundição. E ouro sem origem é exatamente o que a fiscalização e o COAF querem evitar.

Por que a loja emite a nota quando compra de pessoa física?

A regra está no art. 54 do Convênio SINIEF s/nº de 1970, com a redação do Ajuste SINIEF 5/1971. Ele manda o estabelecimento emitir nota fiscal sempre que entrarem mercadorias, "novas ou usadas", remetidas por particulares ou pessoas físicas.

Na prática, a nota de entrada faz três coisas:

• Registra a entrada da peça ou do metal no seu estoque, com data e valor.
• Identifica quem vendeu, com nome e CPF.
• Dá base para o seu contador lançar a compra corretamente na escrita fiscal.

Quais dados do vendedor a nota de entrada precisa ter?

A nota de entrada é uma NF-e (modelo 55) em que a loja aparece como destinatária e o vendedor como remetente. Os campos mais importantes:

O CFOP muda conforme o que você vai fazer com o ouro. Se a peça vai para a vitrine, é uma coisa. Se vai para fundição ou para uso na oficina, pode ser outra. Quem bate o martelo é o contador, porque isso mexe com o ICMS do seu estado. O artigo sobre nota fiscal de joias, NCM e CFOP traz a tabela completa dos códigos.

Que documentos pedir e guardar na compra de ouro usado?

A nota sozinha não basta. Monte um pequeno dossiê de cada compra:

1. 1Documento com foto do vendedor. Confira se a foto bate com a pessoa e guarde uma cópia.
2. 2CPF. É o dado que liga a compra ao vendedor na nota e no cadastro.
3. 3Comprovante de pagamento. PIX ou transferência deixam rastro sozinhos. Se pagar em espécie, registre isso no recibo.
4. 4Recibo ou termo de compra assinado. Uma declaração simples do vendedor de que a peça é dele e de que está vendendo por vontade própria.
5. 5Registro do teste. Peso, teor encontrado e, se possível, foto da peça antes de ir para a fundição.

Esse dossiê protege a loja. Se um dia aparecer uma queixa de furto envolvendo a peça, você mostra de quem comprou, quando, por quanto e com qual documento.

Antes de pagar, confira se o metal é mesmo ouro. O guia de como saber se o ouro é verdadeiro mostra os testes mais usados no balcão.

O que o COAF tem a ver com a compra de ouro?

Muito. A Lei 9.613/1998 coloca quem comercializa joias, pedras e metais preciosos entre as pessoas obrigadas a prevenir lavagem de dinheiro. E a Resolução Coaf nº 23/2012 fala em pagamento ou recebimento em espécie. Ou seja, a compra também entra na regra, não só a venda.

Na prática, isso significa:

• Identificar o vendedor nas operações a partir do valor previsto na Resolução 23 (R$ 10 mil).
• Registrar a operação, com a forma de pagamento.
• Comunicar ao COAF pagamentos em espécie a partir de R$ 30 mil, somando as operações do mesmo cliente em seis meses, e qualquer operação suspeita.

Sinais de alerta comuns na compra: o mesmo vendedor trazendo ouro com muita frequência, peças novas com etiqueta de outra loja, pressa para receber em dinheiro vivo, recusa em mostrar documento. Um sinal não prova nada, mas pede atenção. O passo a passo completo está em joalheria e COAF: o que a lei exige.

Por quanto tempo guardar os registros da compra de ouro?

São dois prazos que correm juntos:

O mais simples é guardar tudo junto, nota, cópia do documento, recibo e comprovante, por no mínimo cinco anos. Se o contador pedir mais tempo, siga o prazo maior.

Como organizar a compra de ouro no dia a dia da loja?

Um roteiro que funciona no balcão:

1. 1Cadastre o vendedor antes de avaliar a peça: nome, CPF, telefone e endereço.
2. 2Teste o ouro, pese e anote o teor.
3. 3Calcule o valor pela cotação do dia e combine com o vendedor.
4. 4Pague, de preferência por PIX ou transferência.
5. 5Emita a nota de entrada no mesmo dia, com peso, teor e valor.
6. 6Guarde a cópia do documento e o recibo junto com a nota.
7. 7Uma vez por mês, revise as compras por vendedor para ver valores em espécie e repetições.

Na RozarIA, cada compra de ouro fica registrada com o cliente, o documento, o peso e o teor, e gera a nota de entrada. O histórico por vendedor ajuda no passo 7 e deixa os dados prontos para o seu contador. A comunicação ao COAF, quando for o caso, continua sendo feita por você ou pelo contador no Siscoaf.

E se a loja comprar sem nota?

Comprar sem nota deixa o estoque com ouro sem origem documentada. Isso pode gerar problema na fiscalização do ICMS, porque o metal aparece na sua contabilidade sem entrada registrada. E, se a peça tiver origem ilícita, a loja fica sem nada para mostrar que agiu de boa-fé.

As regras de ICMS e de nota fiscal são estaduais e mudam de um estado para outro. Por isso, antes de montar a rotina, leve este roteiro ao seu contador e confirme com ele o CFOP, a tributação e qualquer exigência extra da Sefaz do seu estado.

Do outro lado do balcão, o cliente também quer saber se está recebendo um preço justo. O artigo vender ouro usado: onde e quanto pagam ajuda a explicar como o valor é calculado.