Como cadastrar fornecedor e registrar compras

Para que serve

Sem controle, uma compra parcelada de fornecedor vira boleto esquecido e juro pago à toa. Cadastrar o fornecedor uma vez (com os dados preenchidos automaticamente a partir do CNPJ) e registrar as compras com parcelas evita retrabalho e mantém as contas a pagar sempre em dia.

Passo a passo

1. 1Em Fornecedores, clique em Fornecedor para abrir o cadastro em 2 passos.
2. 2Passo 1 (Documento e identificação): escolha pessoa física ou jurídica. Para jurídica, digite o CNPJ e clique em Buscar (ou aguarde a busca automática): razão social, nome fantasia e endereço vêm direto da Receita Federal. Selecione as categorias do fornecedor (o que ele vende); categorias novas podem ser criadas na hora.
3. 3Passo 2 (Contato e endereço): preencha e-mail, telefone, WhatsApp, endereço completo e observações. Marque "Fornecedor ativo" para que ele apareça nas listas de seleção.
4. 4Salve o cadastro. Ele aparece na lista à esquerda, organizada por categoria.
5. 5Para registrar uma compra, selecione o fornecedor na lista e clique em Nova compra: informe valor total, nota fiscal e produtos comprados.
6. 6Se houver saldo devedor, defina o número de parcelas e a data do primeiro vencimento: o sistema calcula as datas das parcelas seguintes automaticamente.
7. 7Cada parcela gerada entra nas contas a pagar do Caixa, com o vencimento correspondente, pronta para ser paga na data certa.
8. 8Use Categorias no topo da tela para gerenciar as categorias de fornecedor (criar, editar ou mesclar duas que representem a mesma coisa).

Boas práticas

• Sempre use a busca por CNPJ para pessoa jurídica: evita erro de digitação no endereço e na razão social.
• Cadastre corretamente as categorias do fornecedor: elas alimentam os filtros e ajudam a encontrar rapidamente "quem fornece o quê" quando falta um insumo.
• Ao mesclar categorias parecidas (ex.: "Caixa" e "Caixas"), o sistema move todos os fornecedores para a categoria escolhida antes de excluir a duplicada.

Perguntas frequentes

Uma categoria em uso pode ser excluída?

Não diretamente: categorias em uso só podem ser mescladas com outra; a exclusão direta é bloqueada para não deixar fornecedores sem categoria.

As parcelas de uma compra aparecem automaticamente no caixa?

Sim, cada parcela gerada na compra vira uma conta a pagar com a data de vencimento correspondente, visível na aba de contas a pagar do Caixa.

Dá para registrar uma compra sem parcelar?

Sim, basta não definir parcelamento: o valor total fica como saldo devedor único, sem gerar parcelas separadas.